La gestion numérique des documents permet aux entreprises de stocker numériquement des documents physiques en offrant un classement et une récupération rapides et faciles.
Les coûts reliés à un stockage physique sont éliminés en plus de la tâche extrêmement coûteuse en temps et des frais associés à la recherche manuelle de documents, qu’ils aient été mal classés ou non.
Les documents numériques sont soit créés par un programme informatique ou sont des documents physiques qui ont été lus optiquement et insérés dans un ordinateur en tant que documents interrogeables.
Un système de gestion de documents est constitué de deux éléments distincts :
- Le processus physique de balayage.
- La fonction du logiciel effectuant l’indexation, l’archivage et les autres processus automatisés du déroulement du travail.
Les entreprises peuvent entreprendre le processus inévitable de l’archivage des documents physiques sans la mise en œuvre immédiate d’un processus logiciel plus dispendieux.
L’équipement le mieux adapté pour entreprendre le processus de balayage est un poste de travail à fonctions multiples tel que le PMF LaserJet M4345 de Hewlett Packard.
En plus de procéder au balayage des documents à une vitesse de 45 pages par minute, cet appareil permet aux employés d’effectuer tous les autres traitements de documents tels que l’impression et la reproduction (à une vitesse de 45 ppm et des coûts de fonctionnement comparables aux gros copieurs) ainsi que le balayage vers le courriel (la façon la plus efficace d’envoyer des documents) et l’envoi par télécopieur (en option).
Pour seulement 1,50 $ de plus par jour que le coût d’une imprimante de groupe, toutes ces fonctions de documents sont maintenant à la portée des employés de bureau sans qu’ils aient à quitter leur poste de travail et on évite également la congestion qu’occasionne un photocopieur, un scanneur ou un télécopieur centralisé.
La productivité monte en flèche, les coûts diminuent et le degré de satisfaction des employés augmente.
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